Leichter als gedacht
Die BSO Metallveredelung beschäftigt 170 Mitarbeiter an den Standorten Dresden und Allersberg und ist ein typisches mittelständisches Unternehmen der deutschen Fertigungsbranche. Als innovative Spezialisten für das Anodisieren von Aluminium und Pulverbeschichtung setzt BSO Metallveredelung auf neueste Technologien. Um die Wettbewerbsfähig zu steigern und den Kundenservice weiter auszubauen, beschloss man die Abläufe in der Auftragsabwicklung zu digitalisieren. Der Übergang von Papier auf Digital verlief überraschend reibungslos und lieferte beeindruckende Ergebnisse.
Die Digitalisierung stellt viele mittelständische Unternehmen vor große Herausforderungen. Besonders in traditionellen Fertigungsbetrieben, die bewährte Abläufe pflegen, wirkt der Umstieg auf digitale Prozesse oft kompliziert und risikoreich. Doch die BSO Metallveredelung zeigt, dass eine Digitalisierung auch einfach und effizient gelingen kann. Mit einer gut durchdachten Strategie, der richtigen Beratung und einer schrittweisen Umsetzung lassen sich sämtliche Arbeitsweisen Zug um Zug erfolgreich auf eine digitale Grundlage stellen.
„Von Papier auf Digital“
Dies war die Direktive von Geschäftsführer Klemens Forster. Betriebsleiter Florian Blädel und Prokurist Leon Forster machten es sich zur Aufgabe, das umzusetzen und die papierbasierten Abläufe abzuschaffen. Immer wieder verursachte die umständliche Weitergabe von Informationen innerhalb des Unternehmens Verzögerungen und Ineffizienzen. Kunden, die den Status ihrer Bestellung erfragen wollten, wurden häufig von Abteilung zu Abteilung weitergeleitet. Das ständig wachsende Papierarchiv führte außerdem zu hohen Lager- und Entsorgungskosten.
Ein digitaler Workflow sollte diese Probleme beheben. „Die Zettelwirtschaft musste ein Ende haben“, darin waren sich die Verantwortlichen in der Geschäftsführung einig. Doch die Umstellung schien zunächst ein großes Vorhaben zu sein: Wie ließen sich jahrzehntelang etablierte Prozesse auf ein digitales System umstellen, ohne den Betrieb zu stören? Auch die Akzeptanz der Mitarbeiter und mögliche Störungen des Betriebsablaufs stellten Unsicherheitsfaktoren dar, was sich jedoch im Laufe des Projekts als völlig unbegründet herausstellte.
Herausforderung Digitalisierung
Die BSO Metallveredelung blickt auf eine lange Tradition zurück. Das Unternehmen gründete sich 1968 als reines Eloxalwerk und wuchs kontinuierlich. Neue Technologien wie die Pulverbeschichtung und die Eröffnung des zweiten Standorts in Dresden folgten. Mit dem Wachstum wuchsen auch die organisatorischen Herausforderungen. Die papierbasierten Prozesse konnten die steigende Zahl der Aufträge und die höheren Anforderungen an Flexibilität nicht mehr bewältigen.
Der bisherige Prozessablauf
Vor der Digitalisierung beruhte der Arbeitsablauf stark auf Papierdokumenten. Der Prozess begann mit der Erstellung des Kundenlieferscheins und des Auftrags mit einem Abholschein. Der Abholschein begleitete die zu bearbeitenden Teile ins Stammhaus. Dort stimmten Mitarbeiter die Lieferung mit dem Abholschein ab. Sobald alle Angaben korrekt waren, erfassten sie den Auftrag manuell im ERP-System „agilis“ von SOFTFLEX. Das System erstellte daraufhin alle notwendigen kaufmännischen Vorgänge, wie die Auftragsnummer, die Auftragsbestätigung, den Warenbegleitschein und die Fertigungsanweisungen. Anschließend brachten sie die Teile in ein Zwischenlager.
Die Terminplanung entschied dann, wann die Aufträge in die Produktion gelangen sollten. Nach der Fertigstellung leiteten Mitarbeiter die Teile in die Verpackungsabteilung weiter. Die Auslieferung erfolgte mit dem passenden Lieferschein, den der Kunde unterschrieb. Nach erfolgreicher Auslieferung kam der Lieferschein in die Auftragserfassung und das System erstellte die entsprechende Rechnung. Danach archivierte man den gesamten Vorgang mitsamt allen Dokumenten.
Der papierbasierte Prozess durchlief viele Stationen, vom Zwischenlager bis zur Auslieferung. Verzögerungen entstanden oft, wenn Abteilungen Dokumente abstimmen mussten.
Die firmeneigene Lkw-Flotte holt und liefert die Teile an die Kunden aus. Das erfordert eine enge Abstimmung zwischen Logistik, Fertigung und Auftragsbearbeitung. Fehler im Prozess können zu Verzögerungen bei der Fertigstellung führen und letztlich für Unzufriedenheit bei den Kunden sorgen. Dies galt es weitestgehend zu verhindern.
Der richtige Partner für die Digitalisierung
Auf Empfehlung ihres IT-Betreuers wandte sich die BSO Metallveredelung an Reinhard Merz von RM|INFOTECH. Mit seiner Expertise im Bereich digitaler Technologien und als Partner der Accantum GmbH entwickelte Reinhard Merz ein maßgeschneidertes Konzept für das Unternehmen. Die Wahl fiel auf ein skalierbares Workflowmanagement-System, das einen schrittweisen Einstieg in die Digitalisierung ermöglichte. Das Unternehmen plante, nicht sofort alle Prozesse zu digitalisieren.
Die Accantum-Software bietet ein modulares System, bei dem sich einzelne Komponenten flexibel hinzufügen lassen. Reinhard Merz und sein Team erarbeiteten gemeinsam mit der Geschäftsführung einen Plan, der sowohl die technischen als auch die organisatorischen Anforderungen berücksichtigte. Besonders hervorzuheben war die enge Zusammenarbeit mit dem ERP-Systemhaus SOFTFLEX, die eine optimale Integration von „agilis“ und den Accantum-Workflow-Bausteinen ermöglichte. „Die Kooperation zwischen RM|INFOTECH und SOFTFLEX lief hervorragend. Beide Teams arbeiteten eng zusammen und fanden schnell passende Ansätze für unsere speziellen Anforderungen“, erklärt Florian Blädel.
Erfolgreiche Implementierung
Im Dezember legte ein erster Workshop unter der Leitung von Reinhard Merz die Grundlagen für das Projekt. Bereits im April des folgenden Jahres ging der digitale Workflow in die erste Phase. In den darauffolgenden Monaten passte das Team den Workflow weiter an, um ihn zu optimieren und zusätzliche Prozesse zu digitalisieren.
Die Mitarbeiter nahmen die Umstellung durchweg positiv auf. „Wir waren überrascht, wie schnell und reibungslos alles funktionierte. Das Team von RM|INFOTECH hat uns hervorragend unterstützt“, lobt Leon Forster. Viele Mitarbeiter berichteten, dass die digitalen Abläufe nicht nur schneller und effizienter seien, sondern ihnen auch die Arbeit erleichterten. Die neue Transparenz im System beschleunigte den Abruf verlässlicher Informationen.
Erfreuliche Ergebnisse
Florian Blädel und Leon Forster zeigten sich von den Ergebnissen begeistert. Nahezu alle papierbasierten Prozesse liefen inzwischen digital ab, und die Mitarbeiter konnten den Status jedes Auftrags in Echtzeit einsehen. Dies verbesserte den Informationsfluss erheblich und führte zu einer deutlich gesteigerten Kundenzufriedenheit. Geschäftsführer Klemens Forster sah seine Direktive für Allersberg gut umgesetzt und peilt nun Dresden mit dem gleichen Vorhaben an.
„Abgesehen von wenigen Papierbelegen in der Produktion sowie bei der Übergabe und Abholung der Teile läuft alles digital“, erklärt Leon Forster als Zwischenfazit. Besonders die Entlastung durch das digitale Archiv erwies sich als großer Vorteil. Dokumente, die früher in physischen Ordnern archiviert wurden, stehen jetzt revisionssicher digital zur Verfügung. Das spart nicht nur Kosten und Platz, sondern erfüllt auch alle gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung.
Susanne Waldmüller fasst als Teamleiterin der Auftragserfassung die Vorteile aus Sicht der Mitarbeitenden zusammen: „Alle verantwortlichen im Team haben nun einen sofortigen Zugriff auf die Dokumente. Über eine Volltextsuche im Dokumentenmanagementsystem (DMS) lässt sich leicht alles finden. Wir verfügen nun über wesentlich mehr Transparenz bei der täglichen Arbeit. Deshalb arbeiten wir heute sehr gerne mit der Lösung von RM|INFOTECH und begrüßen weitere Digitalisierungsmaßnahmen.“
Zukunftsausblick
Der Erfolg des Projekts motivierte das Unternehmen, die Digitalisierung weiter auszubauen. Die nächsten Schritte beinhalten die vollständige Integration des Standorts Dresden sowie die Digitalisierung der Abläufe in der Kleinteilanlage. Auch die Einbindung von 2D-Zeichnungen in die digitale Auftragsmappe steht auf der Agenda.
Langfristig plant das Unternehmen, alle wesentlichen Prozesse von der Kundenanfrage bis zur Auslieferung vollständig digital abzubilden. Damit lassen sich nicht nur die internen Abläufe weiter vereinfachen, sondern auch die Zusammenarbeit mit den Kunden wird intensiver. Ziel ist es, den Kunden einen transparenten und nachvollziehbaren Prozess zu bieten, der ihre Anforderungen optimal erfüllt.
„Dieser Erfolg hat uns angespornt, die Digitalisierung unserer Prozesse weiter mit RM|INFOTECH voranzutreiben“, sagt Prokurist Leon Forster.
„Mit der richtigen Strategie und einem verlässlichen Partner wie RM|INFOTECH lassen sich selbst komplexe Transformationen erfolgreich umsetzen – ohne den laufenden Betrieb zu stören.
Hätten wir gewusst, wie einfach digitales Workflow-Management mit der richtigen Beratung ist, hätten wir schon viel früher damit angefangen!“, resümiert Geschäftsführer Klemens Forster.
