Baugenossenschaft Überlingen eG realisiert ein digitales Archiv- und Dokumentenmanagement sowie eine Workflowlösung für die Auftragsbearbeitung mit [accantum]
Seit 1949 sind wir in Überlingen als Baugenossenschaft tätig. Über die vielen Jahre entwickelte sich eine enge Verbundenheit zu dieser wunderbaren Region, die sich auch in geschäftlichen Entscheidungen wiederfindet.
Die Berücksichtigung der Interessen der Stadt und der städtischen Entwicklung sind für uns ebenso von Belang wie die Bedürfnisse der darin lebenden Bürger. Wenn möglich werden für Bau-, Umbau- und Sanierungsmaßnahmen unserer Bauten Handwerker aus der Region eingesetzt.
Mit [accantum] konnten die Prozesse rund um Eingangsdokuemnte automatisch erkannt und entsprechend weiterverarbeitet und abgelegt werden.
Herausforderung
Die manuelle Archivierung von Ein- und Ausgangsbelegen sowie die manuelle Auftragsbearbeitung waren weder zeitgemäß noch effizient. Das sollte sich die Einführung eines digitalen Archivs und DMS geändert werden. Um möglichst viele Vorteile zu nutzen, wurde auch die Auftragsbearbeitung im Workflow Management System verwirklicht.
Die papierhafte Ablage der Ein- und Ausgangsbelege war aufwendig und platzraubend. Der Prüfungsprozesse der Eingangsbelege war durch viele manuelle Schritte geprägt.
Ganz wichtig war aber auch die revisionssichere Ablage der Dokumente, um den Anforderungen der Finanzbehörden und des Gesetzgebers gerecht zu werden.
Lösung
Durch die Einführung und Konfiguration des [accantum] DMS/Archivsystems, die damit verbundene Konfiguration der Ablagestruktur sowie die Implementierung der notwendigen Hardware (Scanner) werden Ein– und Ausgangsbelege automatisch erkannt, entsprechend weiterverarbeitet und abgelegt. Die automatisierte dynamische Dokumentenablage sorgt für Übersichtlichkeit in unseren Objekt Akten. Die digitale Rechnungsprüfung funktioniert einfach und effizient.
Nutzen
Die automatische Archivierung der Ein- und Ausgangsbelege in einer Mandanten- und Belegspezifischen Struktur sowie die automatische E-Mailarchivierung und der Workflow‘s für die Auftragsbearbeitung sichern die Optimierung der Prozesse durch die stabile Systemlösung. Darüber hinaus sind die relevanten Dokumente revisionssicher archiviert!
‚Die Einführung von [accantum] hatte einen deutlich spürbaren positiven Einfluss auf die Effizienz in unserem Unternehmen. Die moderne Technologie von [accantum] und die Flexibilität in der Anwendung haben uns über-zeugt.‘
