Einer der führenden Anbieter von klassischen und erneuerbaren Wärmebrennstoffen - Dank [accantum] Prozesse auf ein neues Effizienzlevel gehoben
Unser Unternehmen ist ein familiengeführtes Energiehandelsunternehmen und einer der führenden Anbieter von klassischen und erneuerbaren Wärmebrennstoffen. Als Partner im Lizenzverbund und der Marke Holzpellets Antistaub® versorgen wir im Südwesten Deutschlands zahlreiche Haushalte, Gewerbe und Industrie mit Brenn-, Kraft- und Schierstoffen. Mit über 80 Mitarbeitern, einer Fahrzeugflotte von über 25 Trucks und 5 Tankstellen sind wir ein wichtiger Teil der regionalen Wirtschaft.
Anforderung/Herausforderung
Unser Unternehmen stand vor der Herausforderung, die Verarbeitung und Ablage von Rechnungen, Lieferscheinen und Messkarten für die Mineralöl- und Pellets-Lieferung zu optimieren. Darüber hinaus mussten alle im Unternehmen anfallenden Dokumente abgelegt werden. Eine weitere Anforderung war die Rechnungseingangsprüfung und die ausgefeilte Rechte-Vergabe. Um diese Herausforderungen zu meistern, suchten wir nach einer Lösung, die uns ermöglicht, unsere Dokumente effizient zu verwalten und unsere Prozesse zu optimieren.
Lösung mit [accantum]
Die Firma RM|INFOTECH hat uns mit ihrer Lösung [accantum] geholfen, unsere Anforderungen zu erfüllen. Mit [accantum] können wir nunmehr unsere Rechnungen, Lieferscheine und Messkarten für die Heizöl und Kraftstoffe- sowie Pellets-Lieferung effizient verarbeiten und ablegen; außerdem alle anfallenden Dokumente einfach archivieren. Die ausgefeilte Rechte-Vergabe ermöglicht es uns, unsere Dokumente sicher zu verwalten und den Zugriff auf unsere Daten zu kontrollieren.
Funktionen
- Scannen, Ablage und Steuerung mittels [accantum] Dropzone: Wir können unsere Dokumente einfach scannen und ablegen. Die Dropzone ermöglicht es uns, unsere Dokumente zu steuern und automatisch korrekt abzulegen.
- Anbindung der Branchenlösung DALLAS: Die Anbindung an DALLAS ermöglicht es uns, unsere Daten und Dokumente nahtlos in unsere bestehenden Systeme zu integrieren und unsere Ausgabebelege sicher zu archivieren und leicht wieder zu finden.
- Digitaler Rechnungseingangsprozess mit automatisierter Übergabe der Belege an DATEV (Unternehmen Online): Vor der Übergabe an DATEV werden Rechnungen inhaltlich bzw. sachlich und buchhalterisch geprüft und dann an DATEV übergeben.
- Automatische Übernahme der Rechnungseingänge aus MS365 Postfächern und automatisierte Übergabe in den Rechnungsprozess
- Integration der Stammdaten an DALLAS im Rechnungsprozess: Die Integration unserer Stammdaten ermöglicht es uns, unsere Rechnungen effizient zu erstellen und unsere Prozesse zu automatisieren.
Vorteile
- Reduzierung des Verwaltungsaufwands
- Steigerung der Effizienz
- verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit
- erhöhte Sicherheit
- Zeitersparnis
Fazit
Die Implementierung von [accantum] war ein wichtiger Schritt für uns, um unsere Prozesse zu optimieren und unsere Effizienz zu steigern.
Wir sind sehr zufrieden mit der einfachen Handhabung von [accantum] und der Unterstützung, die wir von der Firma RM|INFOTECH erhalten haben. Ihre Fachkompetenz und ihre Fähigkeit, sich an unsere Anforderungen anzupassen, haben uns sehr beeindruckt. Wir können die Firma RM|INFOTECH jedem Unternehmen empfehlen, das nach einem zuverlässigen und kompetenten Partner für die Verwaltung von Dokumenten und der Digitalisierung der Geschäftsprozesse sucht.
„Die Zusammenarbeit mit RM|Infotech bedeutet für uns: Weniger Aufwand, mehr Transparenz und spürbar mehr Geschwindigkeit im Tagesgeschäft.“
Felix Danberg, Leiter Controlling
