Revisionssichere Ablage
Datenzugriff - Sicher, jederzeit, von überall
Herausforderung
Eingangsbelege aller Firmen/Mandanten im Verbund, in einem Archiv nach Mandanten getrennt, abzulegen. Rechnungsprüfungsprozesse, Mandanten- und abteilungsübergreifend zu steuern und Zugriffe auf die Belege zu steuern.
Lösung
Durch den Einsatz des [accantum]-DMS und vor allem auch durch den Einsatz des [accantum] WMS (Workflow Management System) können Eingangsbelege erkannt, automatisiert und strukturiert abgelegt werden.
Rechnungsprüfungsprozesse werden automatisch gestartet und je nach Beleginhalt und Mandantenzugehörigkeit dynamisch gesteuert. Der WMS steuert die DMS-Prozesse dynamisch und ordnet Aufgabenschritte selbständig den verantwortlichen Mitarbeitern zu.
Der WMS validiert die ermittelten Attributinhalte und ordnet den Belegen Kundennummern zu.
Des Weiteren konsolidiert der WMS Reisekostenabrechnungen und die zugehörigen Anhänge für eine einheitliche Weiterverarbeitung im Belegprozess (z.B. durch Zusammenführen von PDFs).
Der WMS ist das zentrale Steuerelement im Belegprozess bis hin zur Übergabe der Belege und Belegdaten an DATEV und SFIRM.
Nutzen
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Steigerung der Effizienz im Unternehmen
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Integration und Kooperation verschiedener Unternehmensprozesse
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Reduzierung der Aufwände für die interne IT, da Nutzung des digitalen Archivs in der Deutschen Cloud
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Schnelles Auffinden aller gewünschten Dokumente von jedem Standort aus
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Zugriff der Mandanten und Abteilungen auf deren Belege
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Papierlose Belegverarbeitung und Prozesse.
„[accantum] ermöglicht jederzeit den gesicherten Zugriff auf alle Belege und verbindet die Menschen und Systeme mit den richtigen Informationen!“
