Wenn jemand eine Vorstellung davon hat, was der Begriff „Belegflut“ bedeutet, dann ist es der Erfinder des „Original Pfullendorfer Kipptors“. Seit 70 Jahren produzieren die Pfullendorfer ausgeklügelte und qualitativ hochwertige Tor-Systeme, die keine Kundenwünsche mehr offenlassen. Rund um Angebot, Bestellung, Ersatzteile, Service, Wartung und zugeordnetem Personal haben sich allein im Jahr 2020 über 30.000 Vorgänge abgespielt, die 311.400 Seiten erzeugt haben. Inzwischen ist gut belegt, wie diese Flut digital zu meistern ist.
Neben Garagentoren produziert die Pfullendorfer Tor-Systeme GmbH & Co. KG Industrietore, Tiefgaragentore, Hoftore und spezielle Lösungen für Sporthallen. Unter jedem Produktbereich finden sich zahlreiche Designvarianten und technische Ausführungen. Es gehört zum Selbstverständnis des Unternehmens, jeden Kundenwunsch in bester Qualität auszuführen und zu dokumentieren. Der Kunde kauft direkt beim Hersteller und erhält dort auch Wartung und Service. Diese besondere Kundennähe spiegelt sich wider in bestens auf den Bedarf abgestimmte Torlösungen.
Hohe Anforderungen
Die dazugehörigen Belege werden in unterschiedlichen Systemen erzeugt. Bereits alle Informationen, die im Verkaufsprozess und der Auftragserfassung entstehen, wie Angebote, Notizen, Zeichnungen, Fotos und Skizzen müssen einheitlich hinterlegt und zentral wiederauffindbar sein. Schließlich bilden sie die Grundlage für die spätere Produktion. Die dazugehörigen kaufmännischen Unterlagen wie Abrechnungs- und Auftragsbelege liefert SAP. Diese gehören eben-falls zur Kundenakte und sollten zum einen strukturiert abgelegt und zum anderen wiederauffindbar archiviert werden. Die überdurchschnittliche Qualität der Pfullendorfer Tor-Systeme erfordert eine lange Aufbewahrungszeit für die Auftragsdokumente. Denn sollte tatsächlich einmal Service oder Wartung erforderlich sein, greifen die Servicemitarbeiter auf diese Belege zurück. Im Laufe der langen Firmenhistorie sind so immense Aufwände und Kosten für bestehende Papierarchive entstanden. Für IT-Leiter Marcel Diener eine echte Herausforderung, diese Vorgänge auf einen digitalen und sicheren Weg zu bringen.
Flexible Lösung
Gesucht wurde eine flexible Mittelstandslösung für digitales Workflow- und Dokumentenmanagement. Fündig wurden die Pfullendorfer bei dem lokalen Accantum-Software Partner Reinhard Merz. Der erfahrene DMS-Spezialist machte sich ein genaues Bild von den Anforderungen und empfahl das [accantum] WMS (Workflow-Management-System) in Verbindung mit dem zugehörigen [accantum] DMS (Dokumenten-Management-System) und dem [accantum] SAP Connector. Der [accantum] SAP Connector ist eine von der Accantum GmbH zur Verfügung gestellte SAP-Schnittstelle mit der alle relevanten Informationen aus SAP in einer Kundenauftragsakte zentral zusammengeführt und archiviert werden. Die unterschiedlichsten Bereiche wie Geschäftsführung, Vertrieb, Technik, Lager und Service haben Zugriff auf die für sie jeweils relevanten Informationen.
„Ich habe viel weniger Arbeitsgänge zum Beispiel beim Überprüfen auf Vollständigkeit der Lieferung. Das Prüfen und Buchen der Rechnung sowie die Ablage ist jetzt ein Arbeitsgang. Eine Rechnung kann zeitgleich durch mehrere Personen eingesehen werden, selbst dann noch, wenn sie die Abteilung verlassen hat und beispielsweise schon in der Buchhaltung ist.“
Silke Drolshagen, Einkauf
Zusammenspiel mit SAP
Das [accantum] WMS (Workflow-Management System) bereitet die Abrechnungs-Belege aus SAP auf und verschickt diese automatisiert per E-Mail an die Endkunden. Als zentrales System bildet es den Dreh- und Angel-punkt für die dynamische Steuerung des abteilungsübergreifenden DMS-Workflows. Die elektronische Projektakte findet so ihren Weg durch das Unternehmen und bildet auf diese Weise die Kernprozesse für die Auftrags-, Service– und Wartungsprozesse ab.
Der Einkauf und die Kreditorenbuchhaltung profitieren von der digitalen Optimierung der dort anfallenden Geschäftsprozesse. Die bisher manuellen und papiergebundenen Prozesse werden jetzt komplett elektronisch durchgeführt. Die transparenten Arbeitsabläufe und die digital verfügbaren Belege bringen ein erhebliches Ein-sparpotenzial an Zeit und Kosten bei gleichzeitig gestiegener Prozessqualität.
Mitarbeiter überzeugt
„Das [accantum] WMS-System erleichtert die Arbeit in der Buchhaltung sehr, da die Eingangsrechnungen nun alle digital erfasst werden. Somit hat man immer alle Rechnungen im Blick, kann diese entsprechend weiterverarbeiten sowie schnell und einfach nach Rechnungen suchen. Ein großer Vorteil ist zudem, dass von überall aus auf die Rechnungen zugegriffen werden kann. Dies erleichtert vor allem die Arbeit im Homeoffice sehr. Die Arbeit ohne [accantum] WMS ist schon knapp eineinhalb Monate nach der Projekteinführung undenkbar geworden.“
Corinna Simeon, Kreditorenbuchhaltung
„Vor allem das einfache Suchen von Rechnungen in der Ablage ist eine große Erleichterung, da nicht mehr in Aktenordnern gestöbert werden muss. Ich weiß nun auf Anhieb, wo sich Rechnungen zur Prüfung befinden und kann diese blitzschnell bearbeiten. Das Ganze funktioniert jetzt unabhängig davon, ob ich mich vor Ort in der Firma befinde oder im Homeoffice. Im Prinzip kann ich meine Rechnungen von jedem Ort der Welt aus bearbei-ten, sofern ich über Internetzugang verfüge. Eine großartige Sache!“
Thomas Karrer, Leiter Einkauf
„Mit der Einführung des Daten-Management-Systems und dem Entfall der Kundenakte in Papierform, ist es gelungen, alle Aufträge (Projektakten) für jeden Mitarbeiter zu jeder Zeit zugänglich zu machen. Somit wurden die not-wendigen Voraussetzungen für eine Arbeit im Homeoffice geschaffen, was im Vertrieb zuvor so ohne Aufwand nicht möglich war. Rückblickend gesehen ist das Arbeiten ohne das Daten-Management-System, schon gut ein Jahr nach der Einführung, zwischenzeitlich undenkbar geworden.“
Tobias Sipahi, Leiter Auftragsbearbeitung
